Kiểm nghiệm dược liệu: những chỉ tiêu nào cần, đọc phiếu kết quả thế nào

Phiếu kiểm nghiệm là tài liệu mà gần như mọi khách hàng đều yêu cầu, nhưng ít người biết mình nên yêu cầu những chỉ tiêu nào — và kết quả là hai tình huống thường gặp: kiểm thiếu chỉ tiêu quan trọng, hoặc kiểm thừa nhiều chỉ tiêu không cần thiết mà vẫn tốn tiền như nhau.

Bài này giải thích từng nhóm chỉ tiêu trả lời câu hỏi gì, và nhóm nào cần cho mục đích nào. Mục tiêu là để Quý khách đặt yêu cầu kiểm nghiệm một cách có chủ đích thay vì sao chép danh sách từ chỗ khác.

Nhóm 1: chỉ tiêu về chất lượng vật lý

Độ ẩm

Chỉ tiêu cơ bản nhất và quan trọng nhất. Nó quyết định hạn dùng, quyết định nguy cơ nấm mốc, và quyết định cả việc Quý khách trả tiền cho dược liệu hay trả tiền cho nước — vì độ ẩm cao nghĩa là khối lượng có phần đáng kể là nước.

Đây là chỉ tiêu nên kiểm với mọi lô, không có ngoại lệ.

Tro toàn phần và tro không tan trong acid

Phản ánh lượng chất vô cơ trong nguyên liệu. Tro không tan trong acid cao thường chỉ ra tạp chất từ đất cát còn sót lại — nghĩa là khâu rửa và loại tạp chưa đạt.

Đây là chỉ tiêu hữu ích để đánh giá chất lượng sơ chế, và là chỉ tiêu mà bên mua nguyên liệu thường đặt ra.

Tạp chất

Tỷ lệ phần không phải bộ phận dùng — lá úa, thân không dùng, đất cát, vật lạ. Kiểm bằng cảm quan theo phương pháp quy định.

Nhóm 2: chỉ tiêu an toàn

Vi sinh vật

Tổng số vi sinh vật hiếu khí, nấm men và nấm mốc, cùng các vi sinh vật gây bệnh theo quy định. Chỉ tiêu này gắn chặt với độ ẩm và với điều kiện sơ chế — nguyên liệu phơi ngoài trời hoặc sấy chưa đủ khô rất dễ không đạt.

Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật

Chỉ tiêu quan trọng nhất với nguyên liệu thu mua ngoài, vì Quý khách không kiểm soát được quá trình canh tác. Với nguyên liệu từ vùng trồng có hồ sơ, rủi ro thấp hơn nhiều nhưng vẫn nên kiểm định kỳ.

Với hàng xuất khẩu, ngưỡng thường chặt hơn thị trường trong nước — nên nếu Quý khách nhắm xuất khẩu, hãy kiểm theo ngưỡng của thị trường đích chứ không theo ngưỡng nội địa.

Kim loại nặng

Một số cây thuốc tích luỹ kim loại nặng từ đất trồng. Điều đáng lưu ý là chỉ tiêu này gắn với đất chứ không gắn với cách canh tác — nghĩa là canh tác hữu cơ hoàn hảo trên đất nhiễm vẫn cho nguyên liệu không đạt.

Với vùng trồng mới, kiểm đất trước khi trồng rẻ hơn nhiều so với phát hiện ở lô hàng.

Độc tố nấm mốc

Với một số nhóm nguyên liệu và điều kiện bảo quản không tốt, đây là chỉ tiêu cần thiết. Nó liên quan trực tiếp tới độ ẩm và tới thời gian nguyên liệu ở trạng thái ẩm sau thu hái.

Nhóm 3: chỉ tiêu về hoạt chất

Định tính

Xác nhận nguyên liệu đúng là loài đã khai báo. Đây là chỉ tiêu giải quyết rủi ro nhầm lẫn loài — rủi ro có thật với nguyên liệu qua nhiều tầng trung gian, vì nhiều cây thuốc có loài gần giống nhau về hình thái.

Định lượng hoạt chất

Đo hàm lượng một hoạt chất cụ thể. Đây là chỉ tiêu bắt buộc nếu Quý khách muốn ghi con số hàm lượng lên nhãn — không có nó thì con số trên nhãn không có căn cứ.

Đây cũng là chỉ tiêu đắt nhất và không phải phòng kiểm nghiệm nào cũng làm được với mọi hoạt chất. Vì thế nó chỉ nên đặt ra khi thực sự cần, không đặt cho có.

Cần chỉ tiêu nào cho mục đích nào

Nguyên liệu dùng nội bộ, sản phẩm bán nội địa phổ thông: độ ẩm, tạp chất, vi sinh là mức tối thiểu. Thêm dư lượng nếu nguyên liệu mua ngoài.

Bán nguyên liệu cho nhà máy khác: theo bảng chỉ tiêu bên mua đặt. Đừng tự đoán — hãy yêu cầu họ gửi bảng, vì kiểm sai chỉ tiêu là tốn tiền hai lần.

Sản phẩm ghi hàm lượng hoạt chất trên nhãn: thêm định tính và định lượng hoạt chất.

Hàng xuất khẩu: theo yêu cầu của thị trường đích, thường gồm đầy đủ nhóm an toàn với ngưỡng chặt hơn.

Thực phẩm bảo vệ sức khoẻ: theo yêu cầu của hồ sơ đăng ký bản công bố — xem thêm ở bài về hồ sơ công bố.

Đọc phiếu kết quả: bốn điều nên kiểm

Mẫu được lấy thế nào và có đại diện cho lô không. Một phiếu đẹp cho mẫu không đại diện thì không nói lên gì về lô hàng. Cách lấy mẫu nên theo quy định và nên ghi rõ trong hồ sơ.

Ngày lấy mẫu và ngày thử nghiệm. Với chỉ tiêu vi sinh và độ ẩm, khoảng cách quá xa làm kết quả mất ý nghĩa.

Phương pháp thử được ghi rõ. Cùng một chỉ tiêu đo bằng phương pháp khác nhau có thể cho kết quả khác nhau, và bên mua thường yêu cầu phương pháp cụ thể.

Phiếu là của lô nào. Đây là lỗi thường gặp nhất trong thực tế: một phiếu kiểm nghiệm được dùng đi dùng lại cho nhiều lô. Phiếu phải gắn với số lô, và số lô phải khớp với hàng thực giao.

Chi phí kiểm nghiệm và cách tối ưu

Chi phí tính theo số chỉ tiêu, và chênh lệch rất lớn giữa các nhóm: chỉ tiêu vật lý rẻ nhất, nhóm an toàn ở giữa, định lượng hoạt chất đắt nhất.

Ba cách tối ưu mà không đánh đổi chất lượng hồ sơ:

• Phân tầng theo tần suất. Độ ẩm và vi sinh kiểm mọi lô; dư lượng và kim loại nặng kiểm định kỳ hoặc khi đổi nguồn nguyên liệu.
• Kiểm đất một lần cho vùng trồng thay vì kiểm kim loại nặng mọi lô, nếu nguyên liệu từ một vùng ổn định.
• Lấy bảng chỉ tiêu từ bên mua trước thay vì kiểm theo danh sách tự soạn rồi phải kiểm lại.

Điều không nên tối ưu: bỏ chỉ tiêu an toàn để tiết kiệm. Một lô không đạt bị phát hiện ở khâu sau tốn kém hơn nhiều lần so với chi phí kiểm.

Phạm vi chứng nhận và hồ sơ chúng tôi cung cấp

Nhà máy được chứng nhận ISO 9001:2015, ISO 22000:2018, HACCP CODEX và GMP theo TCVN 5603:2023 — xem bản quét ở trang giới thiệu. Phạm vi gồm sản phẩm từ thảo dược ở các dạng tươi, sấy khô, bột, trà túi lọc và trà hoà tan.

Với mỗi lô, chúng tôi bàn giao phiếu kiểm nghiệm theo bảng chỉ tiêu đã thống nhất trong hợp đồng, hồ sơ truy xuất nguyên liệu đầu vào, và biên bản giao nhận ghi rõ số lô. Chúng tôi không cấp phiếu dùng chung cho nhiều lô — đó là cách làm sai và là thứ bên mua nghiêm túc sẽ phát hiện.

Bốn sai lầm thường gặp

Sao chép danh sách chỉ tiêu từ chỗ khác

Kết quả là kiểm thiếu chỉ tiêu quan trọng và kiểm thừa chỉ tiêu không cần, mà vẫn tốn tiền như nhau.

Ghi hàm lượng hoạt chất lên nhãn mà không có định lượng

Con số không có căn cứ là rủi ro pháp lý, không phải chiến thuật marketing.

Dùng một phiếu kiểm nghiệm cho nhiều lô

Phiếu phải gắn với số lô và số lô phải khớp hàng thực giao.

Bỏ chỉ tiêu an toàn để tiết kiệm

Một lô không đạt bị phát hiện ở khâu sau tốn kém hơn nhiều lần chi phí kiểm.

Lấy mẫu: khâu quyết định phiếu có ý nghĩa hay không

Đây là khâu ít được nói tới nhất nhưng quyết định toàn bộ giá trị của một phiếu kiểm nghiệm. Kết quả chỉ nói lên điều gì đó về lô hàng nếu mẫu thực sự đại diện cho lô đó.

Ba nguyên tắc:

Lấy ở nhiều điểm, không lấy một chỗ. Dược liệu trong bao hoặc trong kho không đồng nhất — phần trên và phần dưới, phần giữa và phần rìa có thể khác nhau về độ ẩm và về tỷ lệ tạp.

Lấy theo tỷ lệ với kích thước lô. Một lô lớn cần nhiều điểm lấy mẫu hơn một lô nhỏ, không phải cùng một lượng mẫu.

Ghi lại cách lấy mẫu vào hồ sơ. Bên mua nghiêm túc sẽ hỏi tới, và với hàng xuất khẩu thì đây là phần hồ sơ bắt buộc.

Mẫu lưu: bảo hiểm rẻ nhất trong sản xuất

Giữ lại một phần mẫu của mỗi lô trong điều kiện bảo quản chuẩn, cho tới hết hạn dùng của lô đó. Chi phí gần như bằng không, nhưng đây là thứ duy nhất cho phép đối chiếu bằng vật chứng khi có khiếu nại.

Không có mẫu lưu thì mọi tranh luận về chất lượng lô hàng đều dựa trên trí nhớ và suy đoán — và bên nào cũng tin mình đúng. Có mẫu lưu thì có thể đem đi kiểm lại và kết thúc tranh luận bằng số liệu.

Kiểm ở đâu và chọn phòng kiểm nghiệm thế nào

Không phải phòng kiểm nghiệm nào cũng làm được mọi chỉ tiêu, và không phải kết quả nào cũng được bên mua chấp nhận. Ba điều nên xác nhận trước khi gửi mẫu:

Phòng có được công nhận cho chỉ tiêu đó không. Công nhận thường theo từng chỉ tiêu và từng phương pháp, không phải công nhận chung cho cả phòng.

Bên mua có yêu cầu phòng cụ thể không. Với hàng xuất khẩu và với một số bên mua lớn, đây là yêu cầu có thật. Kiểm ở nơi không được chấp nhận nghĩa là phải kiểm lại — tốn tiền hai lần và mất thời gian.

Phương pháp thử có khớp yêu cầu không. Cùng một chỉ tiêu đo bằng phương pháp khác nhau có thể cho kết quả khác nhau, và bảng chỉ tiêu của bên mua thường ghi rõ phương pháp.

Câu hỏi thường gặp

Tôi nên yêu cầu kiểm những chỉ tiêu nào?

Tuỳ mục đích. Nguyên liệu dùng nội bộ cho sản phẩm nội địa phổ thông thì độ ẩm, tạp chất và vi sinh là mức tối thiểu, thêm dư lượng nếu mua ngoài. Bán cho nhà máy khác thì theo bảng chỉ tiêu bên mua đặt — hãy yêu cầu họ gửi bảng thay vì tự đoán.

Vì sao kim loại nặng lại quan trọng với dược liệu?

Vì một số cây thuốc tích luỹ kim loại nặng từ đất trồng, và chỉ tiêu này gắn với đất chứ không gắn với cách canh tác. Canh tác hữu cơ hoàn hảo trên đất nhiễm vẫn cho nguyên liệu không đạt. Với vùng trồng mới, kiểm đất trước khi trồng rẻ hơn nhiều so với phát hiện ở lô hàng.

Định tính để làm gì khi tôi đã biết mình mua cây gì?

Để loại rủi ro nhầm lẫn loài. Nhiều cây thuốc có loài gần giống nhau về hình thái nhưng khác về thành phần, và rủi ro này có thật với nguyên liệu qua nhiều tầng trung gian. Với nguyên liệu từ vùng trồng có hồ sơ thì rủi ro thấp hơn nhiều.

Chi phí kiểm nghiệm có giảm được không?

Có, bằng cách phân tầng theo tần suất: độ ẩm và vi sinh kiểm mọi lô, dư lượng và kim loại nặng kiểm định kỳ hoặc khi đổi nguồn. Nhưng đừng bỏ chỉ tiêu an toàn để tiết kiệm — một lô không đạt phát hiện muộn tốn kém hơn nhiều lần.

Nhà máy có cấp phiếu kiểm nghiệm từng lô không?

Có. Mỗi lô đi kèm phiếu kiểm nghiệm theo bảng chỉ tiêu đã thống nhất, hồ sơ truy xuất nguyên liệu đầu vào và biên bản giao nhận ghi số lô. Chúng tôi không cấp phiếu dùng chung cho nhiều lô.

Kết quả không đạt thì xử lý thế nào?

Cách xử lý nên được ghi trong hợp đồng từ đầu: lô không đạt thì làm lại, chuyển mục đích sử dụng, hay huỷ, và chi phí thuộc bên nào trong từng trường hợp. Thoả thuận trước biến một tình huống có thể thành tranh chấp thành quy trình đã có lời giải.