Gia công thực phẩm

Gia công thực phẩm là gì và ba câu phải trả lời trước khi bắt đầu

Gia công thực phẩm là việc đặt nhà máy có đủ điều kiện sản xuất làm ra sản phẩm mang thương hiệu của Quý khách. Phần khó không nằm ở việc tìm nơi nhận làm — nơi nhận làm thì nhiều. Phần khó nằm ở ba câu hỏi mà nếu trả lời sai từ đầu thì mọi thứ phía sau phải làm lại.

• Sản phẩm sẽ nằm ở đâu trong bao lâu? Quầy siêu thị đòi hạn dùng khác hẳn bán online giao nhanh. Câu trả lời này quyết định công nghệ và bao bì, tức quyết định phần lớn giá vốn.
• Ai chịu trách nhiệm về hồ sơ? Bản tự công bố đứng tên ai, kiểm nghiệm ai trả tiền, nhãn ai duyệt. Đây là chỗ hay được để mờ và hay gây tranh chấp nhất.
• Lô đầu bao nhiêu và lô sau bao nhiêu? Một sản lượng nghe thì nhỏ nhưng lặp đều đặn có giá tốt hơn hẳn một đơn lớn rồi biến mất.

Trang này đi qua từng nhóm sản phẩm, rồi tới quy trình, chi phí và hồ sơ. Quý khách có thể đọc thẳng phần liên quan tới mình.

Mười nhánh trong nhóm thực phẩm và thứ chi phối từng nhánh

Cùng một nhà máy, mười nhóm hàng dưới đây lại có mười bài toán khác nhau. Bảng này nói ngắn gọn thứ chi phối mỗi nhóm — thứ mà nếu làm sai thì các phần còn lại không cứu được.

Hạn dùng: con số quyết định Quý khách bán được ở đâu

Trong gia công thực phẩm, hạn dùng không phải một dòng chữ trên nhãn mà là kết quả của ba thứ cộng lại: công thức, cách xử lý nhiệt và bao bì. Đổi bất kỳ thứ nào trong ba, hạn dùng đổi theo.

Hai chỉ số nền tảng cần hiểu. Độ ẩm là lượng nước có trong sản phẩm — dễ đo, ai cũng nói tới. Hoạt độ nước là phần nước mà vi sinh vật dùng được — khó đo hơn nhưng mới là thứ quyết định sản phẩm có an toàn hay không. Hai sản phẩm cùng độ ẩm vẫn có thể khác nhau hoàn toàn về khả năng bị mốc, tuỳ thành phần giữ nước trong công thức.

Về bao bì, thứ cần hỏi không phải "dày bao nhiêu" mà là khả năng chặn hơi nước và chặn oxy của cấu trúc màng, cùng độ kín của mối hàn. Một sản phẩm khô tuyệt vời trong màng sai vẫn hỏng đúng lịch.

Cách đặt hạn dùng cho đúng: chạy thử lưu mẫu theo thời gian trong điều kiện thật, kiểm định kỳ, rồi lấy con số có bằng chứng — chứ không phải nhìn sang sản phẩm cùng loại của người khác mà chép. Con số vay mượn là con số sẽ sai vào đúng lô lớn nhất.

Quy trình gia công thực phẩm từ ý tưởng tới lô thương mại

Trình tự dưới đây là trình tự thật, không phải sơ đồ trang trí. Mỗi bước có một thứ cần chốt trước khi được đi tiếp.

• Bản mô tả sản phẩm. Sản phẩm là gì, bán cho ai, ở kênh nào, giá bán dự kiến. Chốt trước: kênh bán — vì kênh quyết định hạn dùng.
• Báo giá theo dải. Nhà máy đưa dải giá kèm giả định. Chốt trước: sản lượng lô đầu và sản lượng năm.
• Làm mẫu. Thường vài vòng. Chốt trước: tiêu chí nghiệm thu mẫu, viết bằng con số và bằng mô tả cảm quan cụ thể.
• Tiêu chuẩn cơ sở. Bản mô tả kỹ thuật chính thức của sản phẩm. Chốt trước: chỉ tiêu nào bắt buộc, ngưỡng bao nhiêu.
• Lô thử quy mô. Chạy trên thiết bị thật. Chốt trước: ai trả chi phí lô thử và xử lý hàng lô thử thế nào.
• Kiểm nghiệm và hồ sơ. Kiểm tại phòng được chỉ định, làm bản tự công bố. Chốt trước: hồ sơ đứng tên ai.
• Lô thương mại. Chốt trước: lịch giao, điều kiện thanh toán, cách xử lý khi lô không đạt.

Chi tiết từng bước nằm ở bài quy trình từ yêu cầu đến lô đầu tiên.

Chi phí gia công thực phẩm gồm những khoản nào

Giá gia công trên một đơn vị chỉ là một phần. Giá vốn thật gồm sáu khoản, và khoản làm người mới bất ngờ nhiều nhất là khoản thứ năm.

• Nguyên liệu. Tính theo lượng đưa vào, không theo lượng thu được — hai con số này khác nhau, và khoảng cách giữa chúng là tỷ lệ thu hồi.
• Công gia công. Có phần cố định cho mỗi lần chạy máy, nên lô càng nhỏ đơn giá càng cao.
• Bao bì. Với sản phẩm khối lượng nhỏ, đây thường là khoản lớn thứ hai sau nguyên liệu.
• Kiểm nghiệm. Theo bộ chỉ tiêu của nhóm hàng; tính cho lô đầu và cho các lần kiểm định kỳ về sau.
• Hao hụt. Phần nguyên liệu không thành sản phẩm: bay hơi khi sấy, bám thiết bị, loại bỏ khi phân loại. Với nông sản sấy, đây là khoản chi phối giá vốn — nhiều hơn cả tiền công gia công.
• Khoản một lần. Khuôn, trục in, thiết kế, phí hồ sơ. Chia vào lô đầu nên lô đầu luôn đắt hơn.

Cách so sánh hai báo giá cho đúng: quy cả hai về giá vốn trên một đơn vị bán ra, đã gồm hao hụt và khoản một lần. Bài tính giá vốn lô đầu có bảng tính mẫu.

Hồ sơ tự công bố sản phẩm và ranh giới ghi nhãn

Phần lớn thực phẩm bao gói sẵn tại Việt Nam thuộc diện tự công bố sản phẩm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP: doanh nghiệp tự lập bản tự công bố kèm kết quả kiểm nghiệm trong thời hạn quy định, nộp tới cơ quan quản lý địa phương và chịu trách nhiệm về nội dung đã công bố.

Một số nhóm phải đăng ký bản công bố chứ không được tự công bố — đáng chú ý nhất là thực phẩm bảo vệ sức khoẻ, thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt và sản phẩm dinh dưỡng cho trẻ đến 36 tháng tuổi. Nếu sản phẩm của Quý khách nằm trong các nhóm này, thời gian và chi phí hồ sơ khác hẳn nhóm thông thường, và điều đó phải được tính vào kế hoạch ra mắt ngay từ đầu.

Về ghi nhãn: thực phẩm không được ghi công dụng chữa bệnh. Ranh giới này bị vượt qua thường xuyên nhất ở nhóm thực phẩm chức năng, và hậu quả không chỉ là phạt — nó khiến toàn bộ hồ sơ đang có trở thành hồ sơ sai so với sản phẩm đang bán. Bài chứng nhận nhà máy và hồ sơ công bố tách rõ hai lớp giấy tờ hay bị nhầm.

Điều kiện sản xuất và chứng nhận nhà máy gia công thực phẩm

Cơ sở sản xuất thực phẩm phải có Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, hoặc thuộc diện miễn theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP khi đã có GMP, HACCP, ISO 22000 hoặc tương đương còn hiệu lực — chi tiết ở bài giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm.

Nhà máy của chúng tôi được chứng nhận ISO 9001:2015, ISO 22000:2018, HACCP theo CODEX và GMP theo TCVN 5603:2023, với phạm vi gồm nông sản sấy, bột gia vị và sản phẩm từ thảo dược. Quý khách nên đọc dòng phạm vi đó, không chỉ đọc tên chứng nhận — cách đọc nằm ở bài đọc một tờ chứng nhận ISO, và khác biệt giữa hai tiêu chuẩn hay bị gộp nằm ở ISO 22000 và HACCP khác nhau ở đâu.

Với xưởng chạy nhiều mã hàng như nhóm thực phẩm, kiểm soát dị nguyên và hồ sơ lô là hai phần Quý khách nên hỏi cụ thể chứ không hỏi cho có.

Nguyên liệu: Quý khách mang tới hay nhà máy mua

Đây là một trong hai điều khoản quyết định giá vốn nhiều nhất, và nó ít khi được bàn kỹ trước khi ký.

Quý khách tự lo nguyên liệu. Hợp khi Quý khách đã có vùng trồng, có nhà cung cấp quen, hoặc nguyên liệu là điểm khác biệt của sản phẩm. Đổi lại, rủi ro chất lượng đầu vào thuộc về Quý khách: nguyên liệu không đạt thì lô không chạy được, và chi phí chờ vẫn phát sinh. Nhà máy nên kiểm và báo kết quả trước khi đưa vào dây chuyền — hãy yêu cầu điều này thành một bước có văn bản, không phải một lời hứa miệng.

Nhà máy mua nguyên liệu. Hợp khi Quý khách muốn một đầu mối chịu trách nhiệm từ đầu tới cuối. Giá thường tốt hơn ở nhóm nguyên liệu mà nhà máy mua thường xuyên với sản lượng lớn, và kém hơn ở nhóm đặc thù mà nhà máy phải đi tìm nguồn riêng. Điều cần chốt là tiêu chuẩn nguyên liệu viết bằng con số, và cơ chế điều chỉnh giá khi thị trường nguyên liệu biến động.

Mô hình hỗn hợp. Trong thực tế đây là mô hình phổ biến nhất: Quý khách đưa nguyên liệu chính tạo nên bản sắc sản phẩm, nhà máy lo phần phụ liệu và bao bì. Chỉ cần ghi rõ ranh giới trách nhiệm ở đúng chỗ giao nhau.

MOQ gia công thực phẩm và cách hạ sàn cho lô thử

Sản lượng tối thiểu đến từ ba nguồn khác nhau, và biết nguồn nào đang chặn mình thì mới hạ được đúng chỗ.

• Sàn kỹ thuật của thiết bị. Máy trộn cần đủ tải mới trộn đều; nồi và đường ống giữ lại một lượng nhất định. Đây là sàn cứng, không thương lượng được bằng giá.
• Sàn của bao bì. Túi in riêng cần khắc trục in và có sản lượng tối thiểu của nhà in. Đây thường là sàn cao nhất trong ba loại — và cũng là loại dễ né nhất.
• Sàn kinh tế. Lô quá nhỏ thì phần chi phí cố định cho một lần chạy làm đơn giá lên cao tới mức không bán được. Đây không phải sàn cứng, nhưng vượt qua nó thì Quý khách đang trả tiền cho một lô không có lãi.

Cách hạ sàn cho lô thử thị trường: dùng túi trơn có sẵn kèm tem nhãn dán thay vì túi in riêng, giữ nguyên quy cách tiêu chuẩn thay vì làm quy cách riêng, và chấp nhận đơn giá lô đầu cao hơn — coi phần chênh đó là chi phí nghiên cứu thị trường, không phải chi phí sản xuất.

Gia công thực phẩm trọn gói hay gia công theo công đoạn

Hai cách đặt hàng, hai kiểu rủi ro.

Trọn gói nghĩa là nhà máy lo từ nguyên liệu tới thành phẩm đóng gói. Ưu điểm là một đầu mối chịu trách nhiệm, và khi có lỗi thì không có chỗ để đổ qua lại. Nhược điểm là Quý khách ít thấy được bên trong, nên việc chọn đúng nhà máy quan trọng gấp đôi.

Theo công đoạn nghĩa là Quý khách chỉ đặt phần mình thiếu — thường là sấy, nghiền, phối trộn hay đóng gói. Ưu điểm là chủ động và thường rẻ hơn nếu Quý khách đã làm tốt các khâu còn lại. Nhược điểm là trách nhiệm bị chia nhỏ: khi thành phẩm không đạt, mỗi bên đều có lý do hợp lý để cho rằng lỗi nằm ở khâu khác.

Nguyên tắc chọn khá đơn giản: sản phẩm mới và đội ngũ chưa có kinh nghiệm sản xuất thì đi trọn gói; sản phẩm đã chạy ổn và chỉ tắc ở một khâu thì đặt theo công đoạn. Danh sách công đoạn chúng tôi nhận nằm ở trang dịch vụ gia công.

Bốn sai lầm gặp nhiều nhất ở dự án gia công thực phẩm

Chốt bao bì sau cùng. Bao bì được quyết muộn thì hoặc phải chờ, hoặc phải chọn cái có sẵn không phù hợp. Vì bao bì đồng thời quyết định hạn dùng, quyết muộn nghĩa là quyết hạn dùng trong thế bị động.

Tính giá vốn quên hao hụt. Đây là lỗi tính toán phổ biến nhất, và nó luôn lộ ra đúng lúc đã in xong bao bì với giá bán in trên đó.

Nghiệm thu mẫu bằng cảm thán. "Ngon rồi em" không phải tiêu chí nghiệm thu. Khi lô thương mại khác mẫu, không có gì để đối chiếu ngoài trí nhớ hai bên.

Đợi có hàng rồi mới tính kênh bán. Kênh bán quyết định hạn dùng, quy cách và cả loại bao bì. Làm ngược thứ tự này là lý do phổ biến khiến lô đầu nằm kho.

Chọn đơn vị gia công thực phẩm: năm câu hỏi lọc nhanh

• Dòng phạm vi trên chứng nhận có phủ nhóm hàng của tôi không? Hỏi trước mọi câu khác.
• Tỷ lệ thu hồi điển hình cho nguyên liệu này là bao nhiêu? Trả lời được bằng một dải kèm điều kiện là dấu hiệu có kinh nghiệm thật.
• Hạn dùng dự kiến dựa trên cơ sở nào? Nếu câu trả lời không nhắc tới lưu mẫu và kiểm định kỳ, con số đó là ước đoán.
• Lô nhỏ nhất chạy được mà vẫn đồng đều là bao nhiêu? "Bao nhiêu cũng được" là câu trả lời đáng lo, không phải câu trả lời dễ chịu.
• Hồ sơ tự công bố đứng tên ai và ai giữ trách nhiệm? Phải rõ trước khi ký, không phải sau khi có hàng.

Danh sách đầy đủ để cầm đi thẩm định tận nơi nằm ở bài đánh giá nhà máy trước khi ký.

Câu hỏi thường gặp về gia công thực phẩm

Gia công thực phẩm cần chuẩn bị những gì trước khi liên hệ?

Bốn thứ: sản phẩm muốn làm, kênh sẽ bán, sản lượng lô đầu và sản lượng năm, khoảng giá bán dự kiến. Có bốn thông tin này thì nhà máy báo được dải giá ngay trong lần trao đổi đầu; thiếu chúng thì mọi con số đưa ra đều là phỏng đoán.

Chi phí gia công thực phẩm thường bị tính thiếu ở khoản nào?

Hao hụt. Nguyên liệu đưa vào và thành phẩm thu ra là hai con số khác nhau, và với hàng sấy thì khoảng cách rất lớn. Báo giá chỉ nói đơn giá gia công mà không nói tỷ lệ thu hồi là báo giá chưa đủ để tính giá vốn.

Sản phẩm của tôi cần tự công bố hay đăng ký công bố?

Phần lớn thực phẩm bao gói sẵn thuộc diện tự công bố theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Nhưng thực phẩm bảo vệ sức khoẻ, thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm cho chế độ ăn đặc biệt và sản phẩm cho trẻ đến 36 tháng tuổi phải đăng ký bản công bố — thời gian và chi phí khác hẳn.

Hạn dùng của sản phẩm do nhà máy quyết định hay do tôi quyết định?

Do bằng chứng quyết định. Hạn dùng đúng đến từ lưu mẫu theo thời gian và kiểm định kỳ trong điều kiện bảo quản thật. Nhà máy đề xuất, chủ sản phẩm chịu trách nhiệm công bố — nên con số này cần có hồ sơ đứng sau, không nên chọn theo sản phẩm cùng loại trên thị trường.

Nhà máy có nhận gia công cho khách ở tỉnh xa không?

Có. Chúng tôi nhận đơn từ mọi tỉnh thành và phần lớn dự án chạy trọn vẹn qua trao đổi từ xa, dựa trên tiêu chuẩn cơ sở viết bằng con số, mẫu đối chứng hai bên cùng giữ và hồ sơ lô gửi kèm mỗi chuyến hàng.

Làm sao biết lô sau có giống lô trước không?

Bằng tiêu chuẩn cơ sở, mẫu lưu và hồ sơ lô. Ba thứ đó cho phép đối chiếu trên vật thật và truy ngược về đúng ca sản xuất, đúng lô nguyên liệu. Nhà máy không lưu mẫu thì mọi khiếu nại về sau chỉ còn là tranh luận bằng trí nhớ.