Hồ sơ lô và truy xuất nguồn gốc

Khi khách hỏi “nhà máy có kiểm nghiệm không”, câu trả lời “có” gần như vô nghĩa. Thứ đáng hỏi là: nếu ba tháng nữa một lô hàng có vấn đề, nhà máy có lần ngược được tới nguyên liệu và ca sản xuất nào không. Đó là việc của hồ sơ lô.

Một tờ kiểm nghiệm không thay được hồ sơ lô

Kết quả kiểm nghiệm là ảnh chụp một mẫu tại một thời điểm. Nó nói mẫu đó đạt, không nói cả lô đạt, và hoàn toàn không nói vì sao.

Hồ sơ lô là chuỗi số liệu dọc theo quá trình. Khi có sự cố, nó cho biết lệch xảy ra ở công đoạn nào — và nhờ vậy sửa được nguyên nhân thay vì loại bỏ lô rồi hy vọng lô sau khác đi.

Hồ sơ lô gồm gì

Đầu vào

• Nguồn nguyên liệu, ngày nhận, khối lượng.
• Kết quả kiểm đầu vào: cảm quan, độ ẩm ban đầu, tạp chất.
• Hồ sơ đi kèm của nhà cung cấp.
• Số lô nội bộ gán cho lô nguyên liệu này.

Trong sản xuất

• Ngày, ca, ca trưởng phụ trách.
• Thông số chế độ đã chạy, ghi theo mốc thời gian.
• Khối lượng vào và ra ở mỗi công đoạn — từ đó tính tỷ lệ thu hồi thực.
• Kết quả kiểm tại các điểm dừng nghiệm thu.
• Mọi sai lệch so với thông số chuẩn và cách xử lý.

Mục cuối là mục quan trọng nhất, và cũng là mục hay bị để trống. Một hồ sơ không bao giờ có sai lệch thường là hồ sơ ghi sau chứ không ghi trong lúc chạy.

Đóng gói và xuất hàng

• Lô bao bì sử dụng.
• Kết quả cân mẫu và kiểm độ kín theo tần suất.
• Nội dung in trên gói: số lô, ngày sản xuất, hạn dùng.
• Vị trí và điều kiện lưu mẫu đối chứng.

Số lô — sợi chỉ xuyên suốt

Toàn bộ hệ thống chỉ hoạt động được nhờ một quy tắc: mọi thứ đều mang số lô, và số lô liên kết được với nhau theo cả hai chiều.

Chiều xuôi: từ lô nguyên liệu, biết nó đã đi vào những lô thành phẩm nào và những lô đó đã giao cho ai.

Chiều ngược: từ số lô in trên gói mà người tiêu dùng cầm, lần về ca sản xuất, thông số đã chạy, và lô nguyên liệu đầu vào.

Không có chiều xuôi thì khi phát hiện nguyên liệu có vấn đề, không biết phải thu hồi những gì. Không có chiều ngược thì khi có khiếu nại, không biết chuyện gì đã xảy ra.

Lưu mẫu đối chứng

Mỗi lô giữ lại một lượng thành phẩm trong bao bì thật, bảo quản đúng điều kiện ghi nhãn, lưu ít nhất hết hạn sử dụng công bố.

Vì sao cần: khi có khiếu nại về hàng đã bán, mẫu đối chứng là cách duy nhất phân biệt lỗi từ sản xuất với hư hỏng do vận chuyển hoặc bảo quản sau khi rời nhà máy. Không có nó thì mọi khiếu nại đều thành tranh cãi không kết luận được.

Thời gian lưu hồ sơ

Hồ sơ lô được lưu vượt quá hạn sử dụng của sản phẩm, vì khiếu nại có thể tới sau khi hàng đã hết hạn. Thời hạn lưu cụ thể được thống nhất trong hợp đồng theo yêu cầu của thị trường đích — hàng xuất khẩu thường có yêu cầu dài hơn.

Bản sao của Quý khách

Hồ sơ lô đi cùng hàng. Đây không phải giấy tờ hình thức — nó là tài liệu Quý khách cần khi:

• Đối tác phân phối hoặc nhà nhập khẩu yêu cầu hồ sơ chuỗi cung ứng.
• Cơ quan quản lý kiểm tra.
• Có khiếu nại từ người tiêu dùng.
• Quý khách muốn lặp lại đúng kết quả của một lô đã bán tốt.

Xem thêm kiểm soát chất lượng và chứng nhận nhà máy.